Miten voidaan tehostaa tiedotusta?


Alla on listattu keinoja järjestön tiedotuksen parantamiseksi:

• jaetaan vastuuta
• sovitaan selkeä työnjako ja mikä on kenenkin vastuulla
• käytetään järjestölehteä myös tehokkaampana tiedotusväylänä
• esitetään asiat yksinkertaisesti ja lyhyesti → edistää omaksumista
• otetaan vaikutteita/ideoita muilta järjestöiltä (jos huomataan että joku tiedotuksen tapa toimii
erityisen hyvin tms.)
• järjestetään päivystyksiä esim. kerran viikossa laitoksella tms. paikassa
• tehdään jonkinlainen esite järjestön toiminnasta
• esiinnytään yleisissä tapahtumissa (esim. HYY:n avajaiskarnevaali) ja pyritään näkymään
kampuksella
• toimitetaan perustieto saataville, jotta ei tarvitse joka kerta selittää samoja asioita
• kuunnellaan vanhojen neuvoja siitä, mikä on ennen toiminut
• koosteet hallituksen kokouksista yhdistyksen sähköpostilistalle
• määritellään tarkasti vastuualueet/tiedottaja – kaikki tiedottaa
• kehitetään tiedotteiden laatua

Sovitaan selkeä työnjako ja mikä on kenenkin vastuulla.

• kehitetään mainostrategiaa (paikka, ajoitus, kohderyhmä)
• tiedotusvastaavalle alaosastot esim. flyereiden jakoa varten
• lihavointi, kursivointi, erilaiset fontit tehokäyttöön
• tiedotetaan persoonallisesti
• koetetaan keksiä uusia tiedotuskanavia
• tehdään tiedotus tavallisesta poikkeavalla, näkyvällä tavalla
• laaditaan tiedotteista koosteita, joissa asiat lyhyesti
• selkeä jaottelu sille, mistä asioista tiedotetaan Sportin kautta ja mitä netissä
• ei informaatioähkyä jäsenistölle
• vastuu ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot esille
• tehdään tiettäväksi kunnolla, mitä asioita järjestö hoitaa (kaikkien etua)
• karsitaan ’spämmiä’ pois sähköpostilistalta
• valitaan tiedotusvastaava tai useampi sellainen
• määritellään tiedotusvastaavan toimenkuva
• ylläpidetään sähköpostilistaa jäsenille
• rajoitetaan turhaa tiedotusta ja keskitytään olennaiseen
• kasvokkaintiedotusta (esim. massaluennot)
• puskaradio toimimaan
• yhteen meiliin tiedot esim. yhden viikon tapahtumista

Tiedotetaan persoonallisesti.

• näkyvästi kalenteri esille yhteiseen tilaan
• ilmoitustaulut uuteen uskoon
• kohderyhmämainontaa lisätään
• kehitetään järjestölehden tiedotuspalstaa
• puhetaitojen kehitys auttaa tiedottamaan paremmin
• hallituksen kokouksissa yhteenveto tiedotettavista asioista
• jokainen kertoo omat ’nakkinsa’
• isoille tapahtumille mainoskampanjoita: esim. teemapukeutuneet mainostajat luentosalien
oville
• laaditaan tiedotuksen periaatteet: kenelle miten, miksi, miten
• selvitetään miten tiedotus toimii nyt (kaavioita tms.)
• koulutetaan tiedotusvastaavia
• selvitetään ryhmässä, miten tiedotusta voitaisiin kehittää
• ilmoituksia Ylioppilas lehteen
• kokousten pöytäkirjat sähköpostilistalle
• kokousten pöytäkirjat nettisivuille
• kaikkien tulee olla tiedottamiseen kykeneviä (tiedotusta kaikille)

Rajoitetaan turhaa tiedotusta ja keskitytään olennaiseen.

• kalenteriin ilmoitus
• aivoriihi tai ideointiryhmä kehittämään houkuttelevia mainoksia
• keskustelulle erillinen sähköpostilista
• nettisivuille ns. hyödyllisiä juttuja, mm. linkkejä → ”pakotetaan” vierailemaan
• tietokoneluokan aloitussivuksi ainejärjestön tapahtumakalenteri
• atk luokkaan selkeät ohjeet listalle liittymisestä
• sähköpostilistan viestit myös nettiin arkistoksi
• säännöllisyyttä tapahtumiin → helppo muistaa kun aina sama
• otsikoihin kiinnitettävä huomiota sähköpostilistalla
• napakat ja houkuttelevat sähköpostit
• katsotaan missä ihmiset liikkuu ja viedään tiedotus sinne
• luentotiedotus
• motivoidaan hallitusta tiedottamaan
• tarjotaan tiedottamiseen apua, esim. hallituslaiset saa tukea tiedottajaltaan
• kysytään jäsenistöltä, missä ovat tiedotuksen puutteet
• väriä ja tyyliä ilmoitustaulumainoksiin
• flyerit
• esittäydytään jäsenistölle jotta voivat kysyä arkarruttavia asioita
• tiedotus ei saa olla yksisuuntaista, selkeä palauteosoite on oltava
• tiedotetaan eri kanavista mahdollisessa omassa lehdessä
• laitoksille yhteyshenkilöt esim. opintovastaava – johtoryhmän opiskelijajäsenet
• sijoitetaan rahaa tiedottamiseen – ja käytetään se hyvin!
• otetaan käyttöön kiertävä Vuoden tiedottaja –palkinto. Pullaa!
• palautelaatikko nettisivuille ja kysy mitä vaan –osoite
• kysy naapurijärjestöiltä tiedotusvinkkejä

Laaditaan tiedotuksen periaatteet: kenelle miten, miksi, miten.

• nettisivujen uudistaminen selkeäksi
• sähköpostilistojen luominen erilaisista asioita kiinnostuneille
• ilmoitustauluja keskeisille paikoille
• on oltava esillä, muttei tyrkytettävänä
• lehti ilmoitukset
• ilmoitustaulujen päivittäminen riittävän usein
• vastuualueet: kuka ilmoittaa mistäkin tai laittaa eteenpäin mitäkin
• hallituksen sisäiseen tiedotukseen oma sähköpostilista
• käytetään Ylkkärin ilmaista palstaa
• hallituslaisten jaettava aktiivisesti muille tietoa, vaikka tiedotusvastaava olisikin
• luentomainontaan poveria: akateemiset tanssit soimaan, jotta mielenkiinto herää
• kuukauden tapahtumat yhteen lappuun→ jaetaan luennoilla
• mitä, missä, milloin metodin iskostaminen
• nettisivujen säännöllinen päivitys
• kehotetaan jäseniä liittymään sähköpostilistalle
• valvotaan sähköpostitse kulkevan tiedotuksen sisältöä
• nettisivuvastaava
• mainostetaan nettisivuja
• panostetaan emailin otsikkoriviin
• piilomainostetaan ainejärjestölehdessä
• mainostus ylkkärissä niin, että palsta luetaan→siis houkuttelevasti
• neuvotaan fukseille tiedotuskanavat jo alkuunsa (esim. autetaan listalle liittymisessä)
• lisätään tiedotuksen rahoitusta, että saadaan painettua tavaraa monisteiden sijaan
• pidetään kuukausittain tiedotuksen ideariihi, pullalla ja kahvilla terästettyinä tietenkin
• jaetaan tiedotusvastuuta ja parannetaan sisäistä tiedotusta
• aihekohtaiset sähköpostilistat (ei kaikille kaikkea)

Tiedotus ei saa olla yksisuuntaista.

• karnevaalistandi avajaiskarnevaaleina
• perustetaan tiedottajan virka
• lähetetään koosteet hallituksen kokouksista järjestön sisällä
• perustetaan oma järjestölehti
• hyödynnetään enemmän ilmoitustaulua
• tiedotetaan tapahtumista hyvissä ajoin
• pyritään avoimuuteen
• järjestetään tilaisuuksia, joissa pyydetään palautetta esim. hallituksen toiminnasta→tiedon
kulkeminen molempiin suuntiin
• korostetaan sitä, että kaikkien on olennaista tietää perusasioista→tiedon vienti eteenpäin
kaikkien vastuulle
• yhteistyön lisääminen muiden (aine)järjestöjen kanssa→ihmisten tietoisuus omasta
järjestöstä lisääntyy
• kartoitetaan myös jäsenistön suhteet erilaisiin tiedotusvälineisiin
• otetaan lisää poppoota järjestämään→ puskaradio tehostuu
• huolehditaan siitä, että jäsenistö ei jää tiedotuksen ulkopuolelle
• keksitään uusia medioita, jossa tiedottaa
• nakitetaan mainoksen laatijaksi joku kirjallisesti lahjakas henkilö
• koosteet hallituksen kokouksista yhdistyksen s postilistalle
• puhutaan asioista myös ”käytävillä”
• tuetaan tiedotusvastaavaa tämän työssään
• kootaan ilmoitustaululle esim. kalenteri ”järjestössä tapahtuu tässä kuussa”
• järjestetään enemmän vapaamuotoisia ”mukavia” tilaisuuksia → kiinnostus järjestön
toimintaa kohtaan lisääntyy → motivaatio ottaa vastaan tietoa kasvaa
• tutkitaan, mikä on se ryhmä, joka tarvitsisi tietoa mutta joka jää informaatiosta paitsi
• pidetään järjetön webbisivut ajan tasalla
• sähköpostilistalle lähetetään ajoissa tietoa tapahtumista
• tulevista tapahtumista puhutaan ja aikaisemmissa tapahtumissa

Yhteistyön lisääminen muiden (aine)järjestöjen kanssa.

• mikäli tietoa on paljon, perustetaan erikoistuneita tiedotuslistoja (esim. bilelista,
kulttuurilista)
• listätään manosten vetovoimaa visuaalisuudella
• oma lehti
• yhdityksellle oma tiedottaja
• yhdistyksen tunnettavuuden parantaminen esim. Yhteisillä tapahtumilla
• kerrotaan jäsenistölle, miksi tiedotetaan, mistä, keneltä posti tulee jne.
• annetaan mahdollisuus lisätiedon hankkimiseen esim. spostitse linkkien avulla
• yritetään saada ainejärjestön linkki hyvin esille myös laitoksen www sivuille
• tiedotetaan myös muille kuin omalla sähköpostilistalle
• käytetään useita tiedotusmenetelmiä
• valitaan useita eri tiedottajia, jotta saadaan viesti paremmin perille
• tiedotetaan eri paikoissa
• kiertokirjeitä luennoille
• vastuuhenkilöt tiedottavat omista tapahtumistaan
• kerrotaan naamatusten kavereille
• tiedotteisiin tms. tiedotusvälineisiin laitetaan riittävät tiedot tapahtumista tms. Jotta siihen on
helpompi tarttua
• pohditaan riittävästi tiedotuksen haluttuja kohderyhmiä
• laitetaan mm. nettiin yhteystietoja, jotta ihmisten on helpompi kysyä lisätietoja
• päivitetään riittävän usein esim. nettisivuja → luotettavuus
• flyerien jakaminen tapahtumista
• hallituksen pöytäkirjaa yhdistyksen nettisivuille → salaseuranomaisuus vähenee
• otetaan itse aktiivisesti yhteyttä tiedotusvälineisiin, kun halutaan jokin tapahtuma/asia esille
• otetaan tiedottaminen vakavasti, koska se vaikuttaa oikeasti asioihin
• käytetään aikaa ja vaivaa suunnitteluun ja toteutukseen
• tapahtumakalenteri webbiin
• mainoksia kummallisiin paikkoihin, näkyville
• jäsenille mahdollisuus ilmoittaa tapahtumista
• tiedotetaan toiminnasta myös esim. oppiaineen henkilökunnalle, jotta kaikki tietävät, missä
mennään
• päivitetään ahkerasti webbisivuilla olevaa informaatiota
• kehitetään esille laitetusta ilmoituksista/mainoksista visuaalisesti houkuttelevan näköisiä
• tapahtumia yms. Järjestävät tahot pistävät puskaradion liikkeelle, kertovat asioista käytävillä
törmäämilleen tutuille

Huolehditaan siitä, että jäsenistö ei jää tiedotuksen ulkopuolelle.

• tuodaan ilmoituksissa selkeästi esille mitä tapahtumassa halutaan tehdä
• ei tiedoteta turhaan tai liian pitkillä viesteillä piinata ihmisiä → infoon kiinnittää helpommin
huomiota
• esityslistat ja kokouskutsut hyvin näkösälle ja kaikkien ulottuville
• otetaan vanhat megafonit käyttöön
• ostetaan televisiosta ja radiosta mainosaikaa
• ei puhuta ristiin esim. hallituksen sisällä, vaan kaikilla faktat tiedossa
• selväksi se, keitä asia koskee
• kokouksista selkeät kuvaukset, ei vain liitetiedostoina
• kutsukirjeitä sopiva määrä jaetaan ihmisille. Jos ei aio käyttää, pitää antaa toisille
• kannustetaan ihmisiä liittymään järjestön s postilistalle
• käytetään tehokkaasti hyväksi ilmoitustauluja
• jaetaan tiedottamisen vstuuta mm. valitsemalla sisäinen tiedottaja ja ulkoinen tiedottaja
• valitaan joku, joka liittyy esim. HYY:n tiedotuslistalle (Sposti) ja jakaa sieltä saamaansa
oleellista tietoa
• valitaan joku, joka huolehtii ilmoitustaulun päivityksestä
• annetaan hallituksen yhteystietoja eteenpäin
• järjestön yhteystiedot puhelinluetteloon, nettiin, paikkakunnan omiin hakemistoihin
• laaditaan jonkun asteinen tiedotussuunnitelma
• ei pidetä muita kuin aivan välttämättömiä salaisuuksia
• pidetään kaikki ajan tasalla
• yhteystiedot myös internettiin
• tiedotusvastaava hoitamaan tehtäviä
• kokouspäätöksistä te
• tiedottaminen mielenkiintoisesti: miksi opiskelija haluaisi tietää tämän?
• muodostetaan pieniä aktiiviryhmiä, joilla omia juttuja, joista tietoa
• oma spostilista hallitukselle, jotta mielenkiinnotonta posti ei tule muulle jäsenistölle
• kysytään ihmisiltä, mistä asioista he kaipaavat tiedotusta
• tiedotetaan myös ns. itsestäänselvyyksistä – ne eivät ole kaikille itsestäänselvyyksiä, ei
ainakaan fukseille

Tiedottaminen mielenkiintoisesti: miksi opiskelija haluaisi tietää tämän?

• perustaa valvottu sähköpostilista
• siitä huolehtiminen, että kaikki ko ainejärjestön piiriin kuuluvat opiskelijat liittyvät listalle
• pidetään yllä osoitekirjaa (ulkoista tiedottamista varten) jossa kaikki yhteystiedot ovat
samoissa kansissa
• pidetään (ulkoisen tiedottamisen suhteen) yhteyksiä yllä jatkuvasti esim. sisarjärjestöjen
kanssa sähköpostitse, niin kontaktinotto ei helposti kariudu
• ei lähetellä turhia viestejä niin tulevat luetuiksi
• käytetään sähköpostia enemmän tukeni kuin itse pääkanavana
• pidetään (siis julkaistaan) omaa lehteä/lehtistä tms.
• tapahtumakalenteri/nettisivuilla uutiset
• myös muu kuin tietokonevälitteinen tiedotus
• asiaa
• säännöllisiä epävirallisia tapahtumia, niin tieto kohdistuu oikeisiin ihmisiin
• pidetään aktiivisesti yhteyttä yllä muihin samankaltaisiin järjestöihin
• huolehditaan yhteystietomuutosten päivittämisestä
• tiedotetaan abiturienteillekin mahdollisesti tuleville opiskelijoille järjestön tarjoamista
’eduista’
• tiedotetaan ainejärjestön sähköpostilistan yhteydessä esim. opetukseen ja muihin vitaaleihin
juttuihin liittyvistä asioista → luetaan
• pidetään www sivut ajan tasalla

Huolehditaan yhteystietomuutosten päivittämisestä.

• määrätään vastuu tiedottamisesta selkeästi yhdelle tai useammalle henkilölle ja selvitetään
toimenkuva
• pidetään säännöllisesti yhteyttä jäsenistöön
• kerrotaan järjestön toiminnassa uutisryhmissä
• laitetaan ilmoitustaululle tiedotteita
• kuunnellaan palautetta tiedotuksesta jäseniltä ja hallituksilta
• pidetään yhteinen linja siitä milloin, mistä ja miten tiedotetaan
• koosteet hallituksen kokouksista yhdistyksen sähköpostilistalle
• yhdistyksen tunnettavuuden parantaminen esim. muiden järjestöjen kanssa yhteisillä
tapahtumilla
• vältetään päällekkäistä tiedottamista suunnittelemalla tiedotus hyvin
• pyydetään jäseniltä aktiivisesti palautetta
• toistetaan samoja asioita tarpeeksi usein, että ne muistetaan varmasti
• tehdään järjestön imago mahdollisimman houkuttelevaksi
• kerrotaan jäsenistölle mistä tietoa löytää
• aktivoidaan jäsenistöä myös kysymään
• yritetään löytää foorumi josta tieto löytyy parhaiten
• kerrotaan järjestön toiminnasta myös kun ollaan mukana muiden järjestöjen tilaisuuksissa
• suunnataan eri tyyppisiä mainoksia eri tapahtumista
• syritään monipuoliseen tiedottamiseen, ei aina samalla kaavalla→yllättävyys
• tehdään tiedottamisesta säännöllisempää ja jatkuvaa
• kerrotaan asiat taustoja myöten
• käytetään useita tiedotusväyliä

Tehdään tiettäväksi kunnolla, mitä asioita järjestö hoitaa.

• järjestetään vapaamuotoisia hengaustilaisuuksia, joissa tieto kulkee hyvin
• pyritään tekemään tiedottamisesta motivoivaa tiedottajille (miten?)
• paperimuotoinen jäsenkirje esim. kerran vuodessa, jossa tiedotusfoorumit olisi lueteltu
• pyritään luomaan luottamukselliset välit jäsenistöön
• helpotetaan tiedotusvastaavan työtä antamalla valmiita esimerkkejä
• luodaan tiedotusrutiini, jonka mukaan toimitaan
• pyritään pitämään mahdollisimman läheiset välit jäsenistöön
• ei piilouduta näyttöruudun taakse
• vie ilmoitukset keskeisille paikoille
• korjaa villit huhut heti kun ne kuulee
• tiedotetaan asioista oikeaan aikaan
• muistutetaan asioista vielä uudelleen
• kysellään vielä ”tiedäthän että”
• kiinnostavat tiedotustyylit
• pyramiditekniikka: kutsu kolme kaveria, jotka kutsuvat kolme kaveria
• tapahtumakartta
• kerätään palautetta hieman tiedotuksen onnistumisesta
• mietitään huolella mistä kaikesta pitää tiedottaa
• annetaan tarvittaessa tarkentavaa informaatiota, mikäli aiempi tiedotus ei ole tuottanut
haluttuja tuloksia
• annetaan esim.uusille opiskelijoille sellainen kuva, että asia koskee myös heitä ja juuri
heidän toivotaan osallistuvan ja että tästä ilahduttaisiin
• jäsenistön touhuista voisi tiedottaa yhtä lailla sekä henkilökunnalle, että opiskelijoille
• tehdään ajoissa esim. tapahtumakalenteri, ettei tieto tule liian myöhään
• tehdään tiedotuksesta vetävää ja houkuttelevaa
• laitetaan oikeaa tietoa oikeille ihmisille
• panostetaan mainosten ulkoasuun
• muistetaan myös ongelmista tiedottaminen
• tiedotetaan monipuolisesti eri asioista
• tiedotetaan listan tarkoituksesta

Suunnataan eri tyyppisiä mainoksia eri tapahtumista.

• nyyssien käyttö keskusteluun sähköpostilistojen sijaan
• erillinen ”mainostaja” jolla graafisia/taittotaitoja
• huolehditaan tiedonkulusta myös vanhoille jäsenille, vanhoille opiskelijoille ja muille jotka
eivät aktiivisesti ole järjestön tavanomaisten tiedotuskantojen saatavilla
• tehdään uusille ”pakollinen” liittyminen tiedottamiseen käytettävälle s postilistalle
• tiedotetaan oikeista asioista oikeille ihmisille
• esim. sähköpostilistojen osoittaminen johonkin tiettyyn tarkoitukseen, ettei kaikenlaiset
viestit ole sekaisin→luettavuus
• hallituksen jäsenille oma keskustelulista
• keskustelupalstojen perustaminen nettiin, esim. järjestön kotisivujen yhteyteen
• koulutetaan tiedottajaa
• ammattimaisen näköiset julisteet, ei s&w printtejä