Miten vähentää byrokratiaa toiminnassa?


Alla on vinkkejä siihen, miten ainejärjestön toimintaa voi sujuvoittaa:

• otetaan jäsenistöä mukaan järjestelyihin ja ideointiin
• tehtävät projekteiksi joihin jäsenet mukaan
• jokainen ”vastaava” hoitaa oman alueensa vapaasti
• suunnitellaan asiat hyvin etukäteen niin ettei byrokratiaa synny
• tiedotetaan siitä miten pääsee mukaan tekemään jos halua – tietenkin joskus ongelma
(hallitusta ei tarvitse aina valita kaverin kavereista)
• huomataan jos joku osallistuu
• luottamalla jäseniin
• parantaa netin kautta asiointimahdollisuuksia
• kehittämällä tutor-toimintaa
• suora kontakti jäseniin (esim. vedetään hihasta)
• hallitus, byrokratian edistyjä, tutuksi: valokuvat jossain ja esittäydytään ja ollaan ystävällisiä
• hierarkian välttäminen. toki pj:llä langat käsissään, mutta sitä ei tarvitse tuoda esille, ei aina
erottelua hallitus – muut

Tiedotetaan siitä miten pääsee mukaan tekemään jos halua.

• järkkäämällä asiat siten, että vain suuret asiat täytyy päättää ”raskaan” byrokratian avulla
• otetaan suora kontakti jäseniin
• päätetään kerralla suuremman linjan asioista, jonka jälkeen pikkuasiat voi hoitaa ilman
hirveää byrokratiaa (jos asia on suuremman linjauksen sisällä)
• tehdään pakolliset paperisodat kerralla
• toisaalta ei vain paukuteta läpi, se etäännyttää jäseniä koko jutusta
• kun on valmis ”strategia” kuinka järjestöä pyritään pyörittämään, ja siihen valmiiksi
merkityt ”työkalut”, ei käskyttämiseen ja tehtävien jakoon tarvita enää niin paljoa
byrokratiaa
• antaa riittävästi (vastuuta) vapauksia yksilölle
• tehdä tietyt rutiinit
• hoidetaan asioita mahdollisimman paljon suullisesti
• jäsenkyselyt
• kyselyjen tulokset myös julkisiksi (ei vain hallituksen keskusteltaviksi), näytetään, että niillä
on vaikutusta
• palautelaatikko
• koittaa saada uusia toimijoita hallitukseen, jotta hommat ja asiat joita tehdään ei olisi
kaavoihin kangistuneita
• ole ihminen, älä xxx-vastaava tai kuningas tai kreivi
• kokoukset epämuodollisessa paikassa -> tarkoitus ei vaan kokousta vaan voi myös jutustella
yleisesti jne.

Järkkäämällä asiat siten, että vain suuret asiat täytyy päättää ”raskaan” byrokratian avulla.

• puheenjohtajan nuija nurkkaan
• kokouksesta keskusteluksi
• vuoden opiskelijat mukaan kokouksiin
• luotetaan toinen toisiinsa ja työskennellään yhteisen edun hyväksi (voi hoitaa asioita
”epävirallisemminkin”)
• päätetään asioista yhdessä, vaikkapa saunaillassa
• vältetään monimutkaisia sääntöjä
• toimintaa muuallakin kuin ainejärjestön toimistossa
• kokoustekniikka tutuksi, jos koetaan, että tiettyä byrokratiaa kuitenkin tarvitaan niin sitä voi
perustella
• vuorottelu-systeemi -> jotta hommat hoituisi, jonkun on otettava vastuu, mutta
bilevastaavan ei tarvitse aina olla sama henkilö!
• hallituksen jäsenille selväksi että he ovat olemassa vain jäseniään varten