Kokoukset tehokkaammiksi


Näillä keinoin kokouksista voi saada tehokkaampia:

  • työjärjestyksessä pysyminen
  • rento asiallisuus
  • hektisyys
  • kokoukset jaetaan aikatauluihin
  • puheenjohtaja johtaa kovemmalla kädellä
  • sovitaan yhteiset säännöt
  • pyydetään puheenvuoroa
  • jokainen esitys otetaan tosissaan ja käsitellään
  • ollaan hiljaa kun ei ole puheenvuoroa
  • kuunnellaan kaikkia
  • esim. edustus- ym. asiat sähköpostitse
  • keskustelua kuka menee ym. ennen kokousta
  • ei liikaa asioita yhden niskaan
  • yleinen kunnioitus, esitykset, mielipiteet
  • vaihdetaan ”kuulumiset” ennen tai jälkeen kokouksen
  • flirtti pois, ainakin melkein

Jokainen esitys otetaan tosissaan ja käsitellään.

  • ympäristön huomioiminen
  • vähemmän asioita yhteen kokoukseen
  • kokoustekniikka käyttöön
  • vähemmän ääntä, enemmän asiaa
  • tarjoilut pois (tai ei ainakaan niin herkulliset)
  • jämäkkyys
  • lyhyemmät kokoukset
  • kaikkiin ei tarvitsisi välttämättä osallistua
  • jokainen valmistelee omat juttunsa loppuun asti etukäteen
  • useammin kokouksia – vähemmän asiaa
  • enemmän aktin kaltaisia pienryhmiä, jotka kokoontuvat useammin, valmistelevat asiansa
  • enemmän aika
  • kaikkien tasapuolinen työmäärä
  • hallituksen ryhmäyttäminen
  • dialogisuus, opetellaan yhdessä ajattelemisen taitoja
  • pöytäkirjan järjestystä noudatetaan
  • puheenvuorot säännöstellään
  • aikarajoitus

Vähemmän asioita yhteen kokoukseen.

  • jokainen tutustuu esityslistaan ennen kokousta
  • kaikille sopivat kokousajat
  • 100% läsnäolo
  • ei myöhäisilta kokouksia
  • jokainen miettii asioita ennen kokouksia
  • kuunnellaan toisia aktiivisesti
  • annetaan mahdollisuus olla oma itsensä
  • mietitään tarkkaan mistä on tärkeää puhua, valmistellaan huolellisesti
  • osallistutaan aina asiallisesti muistaen kokouskäytännön säännöt
  • vältetään pinnallisuutta
  • annetaan kaikki mitä osataan
  • ei juoruilla
  • virittäydytään aktiivisiksi ennen kokousta
  • kaikki paikalla ajoissa
  • jokaiselle puheenvuoro
  • selkeät puheenvuorot
  • ihmiset tietoisia asioista mitä käsitellään
  • puhutaan ”muut” asiat kokouksen ulkopuolella
  • miellyttävä ympäristö kokoukselle
  • hyvä yhteishenki, luottamuksellinen, avoin fiilis
  • saa rauhassa sanoa omat ajatukset

Jokainen tutustuu esityslistaan ennen kokousta.

  • puhutaan nopeammin, tiiviimmin, selkeämmin, artikuloiden ja asiaa aina
  • kokoukset ei julkisilla paikoilla, ettei tule keskeytyksiä
  • toimi ”ajanottajalle” – huolehtii, että pysytään aikataulussa
  • tiukka puheenjohtaja
  • hallituksen vapaa-ajan viettoilta
  • ”teemakokouksia” virallisten lisäksi
  • hallitukselle enemmän koulutusta
  • naamiaiskokouksia (roolin vaihtoja)
  • tuulettimet kokouksiin, turha hikoilu pois
  • rikkinäistä puhelinta välikevennykseksi
  • enempi pullaa, ihmiset hiljaa ja tyytyväisiä kun syövät
  • puheenjohtaja tekee nopeita päätöksiä
  • vetovastuu vaihtuva
  • kaikkien tulee tutustua kokouksen jälkeen pöytäkirjaan
  • selkeä aloitus- ja lopetusaika kokouksissa
  • ennen kokouksia juoru/juttu-tuokio → saadaan pulinat kokouksista pois
  • asiat käydään läpi hauskasti ja asiallisesti
  • läsnäolovelvollisuus, poissaolojen tarkkailu → tasavertaisuus
  • keskustellaan/käsitellään vain esityslistan mukaisia asioita
  • keskustellaan kokousten jälkeen esim. sähköpostitse
  • tietyt asiat käsitellään vain siihen liittyvissä kokouksissa
  • kokoukset järjestetään rauhallisissa oloissa
  • koulutusta kokouskäytäntöihin
  • motivaation lisäämistä ja sitouttamista hallituksen toimintaan
  • jokainen ottaa asiakseen toimia itse kohti parempaa lopputulosta
  • ei mennä ja tulla miten sattuu

Rokki soimaan.

  • avataan suu vain kun on asiaa
  • kielletään huumori kokouksista sanktion uhalla
  • saavutaan ajoissa paikalla, mut hei ei liian tiukkapipoista, silloin me lopetetaan itse itsemme
  • puheenjohtaja jakaa puheenvuorot
  • osittainen läsnäolovelvollisuus (esim. vähintään joka toisessa kokouksessa)
  • kuunnellaan toisia niin ei tule toistoa
  • yritetään pysyä käsiteltävässä aiheessa
  • kokouspaikan vaihto piristää
  • tehtävien kierrätys (hyväksi katsotuissa teh.)
  • tuo toveri mukaan kokouksiin → lisää rivijäseniä toimintaan
  • aivoriihiä kokouksiin, jos on aikaa → tyhmemmätkin ideat ja ehdotukset tulevat ilmi ja niistä voi muokata toteutettavaksi
  • ilmoitetaan kokousten loppumisaika
  • pidetään tauko jos se auttaa
  • omat eväät

Tuo toveri mukaan kokouksiin → lisää rivijäseniä toimintaan.

  • siistitään kokoustila kliinisen tylsäksi
  • laitetaan porkkana= baariin kokouksen jälkeen, hallitus tarjoaa jos tarpeeksi nopea kokous
  • mielikuvitusleikki: taukotilaan asetettu pommi räjähtää esim. kahden tunnin päästä
  • yhteinen päätös epävirallisten asioiden siirtämisestä kokouksen jälkeen
  • kokousmenetelmät
  • lyhyemmät esityslistat
  • sovitaan tietty aika esim. kaksi tuntia, silloin pakko olla nopea
  • enemmän pienryhmiä kokouksissa esim. AKTI → vähemmän asiaa kokouksissa
  • etukäteiskeskustelua s-postilistalla
  • rivijäseniltä ideoita ja ehdotuksia → uusia käsiteltäviä asioita
  • lisää motivaatiota kaikkien puolelta
  • yhteinen vastuunjako, jotta jonkun ei aina tarvitse hoitaa ”paskanakkeja” → kiertävä vuoro
  • jokainen miettii omaa motivaatiotaan ja haluaa parantaa/parantua
  • ilmoitetaan poissaoloista ja mahd. myöhästymisistä → ei tarvitse muiden odotella asioiden käsittelemistä
  • ryhmätyöskentelyä
  • jokaisella mukana esityslista, jossa valmiina kirjattuja omia ideoita käsiteltävistä asioista
  • kaikki osallistuvat esityslistan tekemiseen
  • kokoukset pidetään päivällä, jotta väsymys ei paina
  • järjestetään varjokokous, jossa pidetään vain hauskaa
  • jokainen valmistautuu kokoukseen etukäteen edes jollain lailla
  • lisää viinaa
  • rokki soimaan

Koulutusta kokouskäytäntöihin.

  • pysytään hereillä kokouksissa
  • ihmiset enemmän tietoisiksi kokouskäytännöistä
  • valmistella keskustelua asioista ennen kokouksia
  • kokouksia useammin
  • kokousten ajankohta ei liian myöhäinen
  • puheenvuorokäytäntö
  • huolellisesti valmistellut päätösehdotukset
  • ulkoilmakokouksia
  • äänenkäyttöä
  • yhteydenottoa kännyköillä asioista
  • hiljaisuusharjoituksia
  • kokouksille ”lukujärjestys”
  • infotaan puheenjohtajaa esitettävästä tärkeämmästä asiasta ennen kokousta
  • infotaan ihmisiä, jotka eivät olleet kokouksissa – tietävät seuraavassa kokouksessa asioista, ettei tarvitse käydä uudelleen läpi
  • kokousten aikaistaminen
  • kuri
  • hyvät eväät
  • selkeämpi aika kokouksille
  • lisäkokouksia teemoilla : jos jotain asiaa ei ehditä käsitellä kunnolla
  • kaikki hallituksen jäsenet tutuiksi, ettei tarvitse arastella omia mielipiteitään
  • puheenjohtaja ottaa selkeämmän johtoroolin
  • kokouksen alussa pieni juttelutuokio
  • puhutaan asiasta
  • hyvät tavat
  • tyttö-poika-istumajärjestys
  • jokainen tietää paikkansa ja roolinsa
  • pysytään rauhallisina
  • jäsenet miettivät valmiiksi puheenvuoron, jossa kertovat oman vastuualueensa tärkeät asiat – ei tarvitse miettiä ja keksiä kokouksen aikana
  • kokoonnutaan yhteen reilusti ennen kokouksen alkamista, jotta päästään alussa heti asiaan
  • enemmän valmistelua kokouksiin, myös muut kuin pj.
  • mietitään yhdessä toimintatavat
  • ei syödä kokouksessa, vaan sen jälkeen
  • pidetään kokous epämiellyttävässä paikassa esim. pimeä kellari
  • rentoutushetki kokouksen alkuun
  • käsketään käymään vessassa ennen kokousta
  • bonuspisteitä asian nopeasta käsittelystä
  • yksinkertaisesti keskitytään käsiteltävään aiheeseen, ei keskeytetä muita
  • kännykkä kiinni kokouksen ajaksi
  • kokoustila tarpeeksi hiljainen/rauhallinen

Vaihdetaan ”kuulumiset” ennen tai jälkeen kokouksen.

  • tutustumalla toisiimme opimme myös tuntemaan toistemme työskentelytapoja
  • tutustumista myös kokousten ulkopuolella
  • pidetään mielessä, että hätäilemällä tulee vain sutta ja sekundaa
  • jaetaan omaa vastuuta muille ja puolestaan otetaan osavastuu muiden asioista
  • teippi hölösuun suulle
  • oma puheenvuoro nimikkeellä ”asiaan liittymätön”
  • tutustutaan esityslistaan etukäteen ja valmistellaan puheenvuoro• ei syödä mitään, ei menis aikaa tyyliin: annatko sitä valkosipulivoita tänne päin? Leikkaatko mulle kurkkua?
  • kuunnellaan toisen asia kerralla/huolella
  • ei puhuta toisen päälle
  • edellisten kokousten pöytäkirjoihin tutustuminen auttaa pysymään ajan tasalla: ei mene aikaa edellisten kokousten kertaamiseen
  • tutustutaan toisiimme kokousten ulkopuolella
  • etukäteispäätös olisi hyvä juttu
  • puheenvuorojen tehokas käyttö