Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Rekisterinpitäjä: Nyyti ry

Yhteystiedot: Töölönkatu 37, 00260 Helsinki, puh 010 235 7520

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Minna Savolainen

Rekisterin nimi: Nyyti ry:n toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

  • Nyytin verkkosivuille materiaalia lähettäviltä ja Nyytin järjestämiin kampanjoihin osallistuvilta kysytään nimi ja sähköpostiosoite.
  • Keskustelufoorumille rekisteröitymisen yhteydessä kysytään henkilötietona sähköpostiosoite, jonka avulla voi tilata uuden salasanan unohtuneen tilalle. Rekisteröitymisen yhteydessä kysytään lisäksi seuraavat tiedot: sukupuoli, syntymävuosi, koulu ja opiskelupaikkakunta. Näiden tietojen antaminen on pakollista nimimerkin saamiseksi keskusteluun.
  • Verkossa toimiviin suljettuihin ryhmiin haun yhteydessä kysytään sähköpostiosoite, ikä, opiskelupaikkakunta, sukupuoli ja koulutusaste, jolla nyt opiskelee. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Kasvokkain kokoontuviin ryhmiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja ja ammatti. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Vapaaehtoiseksi ilmoittaumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, asuinpaikkakunta ja opintoaste.
  • Kyselyiden ja palautteen keräämisen yhteydessä kysytään nimi ja sähköpostiosoite, jotta voi osallistua arvontaan.  Arvontaan osallistuminen ja tietojen antaminen on vapaaehtoista. Arvonnan yhteydessä annettuja henkilötietoja ei yhdistetä kyselyissä ja palautteissa annettuun muuhun tietoon.
  • Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysytään sähköpostiosoite.

Rekisterin käyttötarkoitus

  • Verkkosivuille materiaalia tuottavien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon.
  • Kampanjoihin osallistuneiden henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon kampanjan aikana. Lisäksi niitä kerätään, jotta voi osallistua kampanjan yhteydessä järjestettävään arvontaan.
  • Keskusteluun osallistuminen keskustelufoorumilla edellyttää rekisteröitymistä, jonka yhteydessä käyttäjä luo itselleen nimimerkin. Rekisteröitymisen yhteydessä kerättyjä taustatietoja hyödynnetään palvelun kehittämisessä. Sähköpostiosoite mahdollistaa uuden salasanan saamisen unohtuneen tilalle. Taustatietoja voidaan käyttää tutkimusaineistona siten, että henkilötiedot eivät yhdisty nimimerkkiin.
  • Verkossa toimiviin suljettuihin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon ryhmän aikana.
  • Koulutuksiin ja kasvokkain kokoontuviin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, palautteen kerääminen ja laskutus.
  • Vapaaehtoistoimintaamme osallistuneiden henkilötiedot tallennetaan tietoihimme, jotta voimme esimerkiksi lähettää toimintaamme osallistuneille palaute- ja arviointikyselyjä sekä todistuksen vapaaehtoisteoista.
  • Kyselyihin vastanneiden ja palautetta antaneiden henkilötietoja kysytään ja ne voi halutessaan antaa, jotta voi osallistua niiden yhteydessä järjestettävään arvontaan. 
  • Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tiedottamiseen.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Keskustelufoorumiin rekisteröitymisen yhteydessä kerättyjä taustatietoja sekä kyselyissä kertynyttä tietoa voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Nyyti ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta sähköpostiosoitteita.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Sähköinen henkilörekisteri kasvokkain kokoontuviin ja netissä toimiviin ryhmiin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvista sekä palautetta antaneilta sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Keskustelufoorumien, kyselyiden, kampanjoiden ja uutiskirjeen sähköinen henkilörekisteri sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

  • Keskustelufoorumin käyttäjistä kerätty henkilötieto säilyy sähköisesti palveluntarjoajan tietokannassa.
  • Netissä toimivien ryhmien käyttäjistä kerätty henkilötieto hävitetään ryhmän päätyttyä.
  • Koulutusten henkilötiedot säilytetään asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitoa varten.
  • Kasvokkain kokoontuvien ryhmien osallistujien henkilötiedot arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
  • Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen.
  • Kyselyihin osallistuneiden henkilötiedot hävitetään, kun kyselyn tulokset on analysoitu ja raportoitu. Tämän jälkeen raaka-datasta hävitetään henkilötiedot ja data arkistoidaan.
  • Kampanjoihin osallistuneiden yhteystiedot hävitetään käyttäjätunnuksin suojatusta palveluntarjoajan tietokannasta kampanjan päätyttyä, mutta ne säilyvät käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.
  • Arvontoihin osallistuneiden tiedot hävitetään, kun arvonta on suoritettu.