Näillä keinoin kokouksista voi saada tehokkaampia:
- työjärjestyksessä pysyminen
- rento asiallisuus
- hektisyys
- kokoukset jaetaan aikatauluihin
- puheenjohtaja johtaa kovemmalla kädellä
- sovitaan yhteiset säännöt
- pyydetään puheenvuoroa
- jokainen esitys otetaan tosissaan ja käsitellään
- ollaan hiljaa kun ei ole puheenvuoroa
- kuunnellaan kaikkia
- esim. edustus- ym. asiat sähköpostitse
- keskustelua kuka menee ym. ennen kokousta
- ei liikaa asioita yhden niskaan
- yleinen kunnioitus, esitykset, mielipiteet
- vaihdetaan ”kuulumiset” ennen tai jälkeen kokouksen
- flirtti pois, ainakin melkein
Jokainen esitys otetaan tosissaan ja käsitellään.
- ympäristön huomioiminen
- vähemmän asioita yhteen kokoukseen
- kokoustekniikka käyttöön
- vähemmän ääntä, enemmän asiaa
- tarjoilut pois (tai ei ainakaan niin herkulliset)
- jämäkkyys
- lyhyemmät kokoukset
- kaikkiin ei tarvitsisi välttämättä osallistua
- jokainen valmistelee omat juttunsa loppuun asti etukäteen
- useammin kokouksia – vähemmän asiaa
- enemmän aktin kaltaisia pienryhmiä, jotka kokoontuvat useammin, valmistelevat asiansa
- enemmän aika
- kaikkien tasapuolinen työmäärä
- hallituksen ryhmäyttäminen
- dialogisuus, opetellaan yhdessä ajattelemisen taitoja
- pöytäkirjan järjestystä noudatetaan
- puheenvuorot säännöstellään
- aikarajoitus
Vähemmän asioita yhteen kokoukseen.
- jokainen tutustuu esityslistaan ennen kokousta
- kaikille sopivat kokousajat
- 100% läsnäolo
- ei myöhäisilta kokouksia
- jokainen miettii asioita ennen kokouksia
- kuunnellaan toisia aktiivisesti
- annetaan mahdollisuus olla oma itsensä
- mietitään tarkkaan mistä on tärkeää puhua, valmistellaan huolellisesti
- osallistutaan aina asiallisesti muistaen kokouskäytännön säännöt
- vältetään pinnallisuutta
- annetaan kaikki mitä osataan
- ei juoruilla
- virittäydytään aktiivisiksi ennen kokousta
- kaikki paikalla ajoissa
- jokaiselle puheenvuoro
- selkeät puheenvuorot
- ihmiset tietoisia asioista mitä käsitellään
- puhutaan ”muut” asiat kokouksen ulkopuolella
- miellyttävä ympäristö kokoukselle
- hyvä yhteishenki, luottamuksellinen, avoin fiilis
- saa rauhassa sanoa omat ajatukset
Jokainen tutustuu esityslistaan ennen kokousta.
- puhutaan nopeammin, tiiviimmin, selkeämmin, artikuloiden ja asiaa aina
- kokoukset ei julkisilla paikoilla, ettei tule keskeytyksiä
- toimi ”ajanottajalle” – huolehtii, että pysytään aikataulussa
- tiukka puheenjohtaja
- hallituksen vapaa-ajan viettoilta
- ”teemakokouksia” virallisten lisäksi
- hallitukselle enemmän koulutusta
- naamiaiskokouksia (roolin vaihtoja)
- tuulettimet kokouksiin, turha hikoilu pois
- rikkinäistä puhelinta välikevennykseksi
- enempi pullaa, ihmiset hiljaa ja tyytyväisiä kun syövät
- puheenjohtaja tekee nopeita päätöksiä
- vetovastuu vaihtuva
- kaikkien tulee tutustua kokouksen jälkeen pöytäkirjaan
- selkeä aloitus- ja lopetusaika kokouksissa
- ennen kokouksia juoru/juttu-tuokio → saadaan pulinat kokouksista pois
- asiat käydään läpi hauskasti ja asiallisesti
- läsnäolovelvollisuus, poissaolojen tarkkailu → tasavertaisuus
- keskustellaan/käsitellään vain esityslistan mukaisia asioita
- keskustellaan kokousten jälkeen esim. sähköpostitse
- tietyt asiat käsitellään vain siihen liittyvissä kokouksissa
- kokoukset järjestetään rauhallisissa oloissa
- koulutusta kokouskäytäntöihin
- motivaation lisäämistä ja sitouttamista hallituksen toimintaan
- jokainen ottaa asiakseen toimia itse kohti parempaa lopputulosta
- ei mennä ja tulla miten sattuu
Rokki soimaan.
- avataan suu vain kun on asiaa
- kielletään huumori kokouksista sanktion uhalla
- saavutaan ajoissa paikalla, mut hei ei liian tiukkapipoista, silloin me lopetetaan itse itsemme
- puheenjohtaja jakaa puheenvuorot
- osittainen läsnäolovelvollisuus (esim. vähintään joka toisessa kokouksessa)
- kuunnellaan toisia niin ei tule toistoa
- yritetään pysyä käsiteltävässä aiheessa
- kokouspaikan vaihto piristää
- tehtävien kierrätys (hyväksi katsotuissa teh.)
- tuo toveri mukaan kokouksiin → lisää rivijäseniä toimintaan
- aivoriihiä kokouksiin, jos on aikaa → tyhmemmätkin ideat ja ehdotukset tulevat ilmi ja niistä voi muokata toteutettavaksi
- ilmoitetaan kokousten loppumisaika
- pidetään tauko jos se auttaa
- omat eväät
Tuo toveri mukaan kokouksiin → lisää rivijäseniä toimintaan.
- siistitään kokoustila kliinisen tylsäksi
- laitetaan porkkana= baariin kokouksen jälkeen, hallitus tarjoaa jos tarpeeksi nopea kokous
- mielikuvitusleikki: taukotilaan asetettu pommi räjähtää esim. kahden tunnin päästä
- yhteinen päätös epävirallisten asioiden siirtämisestä kokouksen jälkeen
- kokousmenetelmät
- lyhyemmät esityslistat
- sovitaan tietty aika esim. kaksi tuntia, silloin pakko olla nopea
- enemmän pienryhmiä kokouksissa esim. AKTI → vähemmän asiaa kokouksissa
- etukäteiskeskustelua s-postilistalla
- rivijäseniltä ideoita ja ehdotuksia → uusia käsiteltäviä asioita
- lisää motivaatiota kaikkien puolelta
- yhteinen vastuunjako, jotta jonkun ei aina tarvitse hoitaa ”paskanakkeja” → kiertävä vuoro
- jokainen miettii omaa motivaatiotaan ja haluaa parantaa/parantua
- ilmoitetaan poissaoloista ja mahd. myöhästymisistä → ei tarvitse muiden odotella asioiden käsittelemistä
- ryhmätyöskentelyä
- jokaisella mukana esityslista, jossa valmiina kirjattuja omia ideoita käsiteltävistä asioista
- kaikki osallistuvat esityslistan tekemiseen
- kokoukset pidetään päivällä, jotta väsymys ei paina
- järjestetään varjokokous, jossa pidetään vain hauskaa
- jokainen valmistautuu kokoukseen etukäteen edes jollain lailla
- lisää viinaa
- rokki soimaan
Koulutusta kokouskäytäntöihin.
- pysytään hereillä kokouksissa
- ihmiset enemmän tietoisiksi kokouskäytännöistä
- valmistella keskustelua asioista ennen kokouksia
- kokouksia useammin
- kokousten ajankohta ei liian myöhäinen
- puheenvuorokäytäntö
- huolellisesti valmistellut päätösehdotukset
- ulkoilmakokouksia
- äänenkäyttöä
- yhteydenottoa kännyköillä asioista
- hiljaisuusharjoituksia
- kokouksille ”lukujärjestys”
- infotaan puheenjohtajaa esitettävästä tärkeämmästä asiasta ennen kokousta
- infotaan ihmisiä, jotka eivät olleet kokouksissa – tietävät seuraavassa kokouksessa asioista, ettei tarvitse käydä uudelleen läpi
- kokousten aikaistaminen
- kuri
- hyvät eväät
- selkeämpi aika kokouksille
- lisäkokouksia teemoilla : jos jotain asiaa ei ehditä käsitellä kunnolla
- kaikki hallituksen jäsenet tutuiksi, ettei tarvitse arastella omia mielipiteitään
- puheenjohtaja ottaa selkeämmän johtoroolin
- kokouksen alussa pieni juttelutuokio
- puhutaan asiasta
- hyvät tavat
- tyttö-poika-istumajärjestys
- jokainen tietää paikkansa ja roolinsa
- pysytään rauhallisina
- jäsenet miettivät valmiiksi puheenvuoron, jossa kertovat oman vastuualueensa tärkeät asiat – ei tarvitse miettiä ja keksiä kokouksen aikana
- kokoonnutaan yhteen reilusti ennen kokouksen alkamista, jotta päästään alussa heti asiaan
- enemmän valmistelua kokouksiin, myös muut kuin pj.
- mietitään yhdessä toimintatavat
- ei syödä kokouksessa, vaan sen jälkeen
- pidetään kokous epämiellyttävässä paikassa esim. pimeä kellari
- rentoutushetki kokouksen alkuun
- käsketään käymään vessassa ennen kokousta
- bonuspisteitä asian nopeasta käsittelystä
- yksinkertaisesti keskitytään käsiteltävään aiheeseen, ei keskeytetä muita
- kännykkä kiinni kokouksen ajaksi
- kokoustila tarpeeksi hiljainen/rauhallinen
Vaihdetaan ”kuulumiset” ennen tai jälkeen kokouksen.
- tutustumalla toisiimme opimme myös tuntemaan toistemme työskentelytapoja
- tutustumista myös kokousten ulkopuolella
- pidetään mielessä, että hätäilemällä tulee vain sutta ja sekundaa
- jaetaan omaa vastuuta muille ja puolestaan otetaan osavastuu muiden asioista
- teippi hölösuun suulle
- oma puheenvuoro nimikkeellä ”asiaan liittymätön”
- tutustutaan esityslistaan etukäteen ja valmistellaan puheenvuoro• ei syödä mitään, ei menis aikaa tyyliin: annatko sitä valkosipulivoita tänne päin? Leikkaatko mulle kurkkua?
- kuunnellaan toisen asia kerralla/huolella
- ei puhuta toisen päälle
- edellisten kokousten pöytäkirjoihin tutustuminen auttaa pysymään ajan tasalla: ei mene aikaa edellisten kokousten kertaamiseen
- tutustutaan toisiimme kokousten ulkopuolella
- etukäteispäätös olisi hyvä juttu
- puheenvuorojen tehokas käyttö